administracao-contabeisO segredo do sucesso está na implementação correta

Praticamente todos os teóricos da Administração consideram os 5S uma das mais importantes ferramentas para implementar a Melhoria Contínua e, conseqüentemente, a Gestão da Qualidade

Enfatizando a necessidade de Melhoria Contínua, W.E.Deming - um dos maiores especialistas no campo do gerenciamento da qualidade, disse o seguinte:“Sujeira e vandalismo elevam o custo de vida e, como qualquer psicólogo poderá comprovar, conduzem a trabalho mal feito e a insatisfação com a vida e com o local de trabalho.”

Na verdade, os 5S não é simplesmente uma ferramenta. É uma caixa de ferramentas simples, mas de grande serventia. O custo de sua utilização é praticamente zero, os resultados significativos e de curto, médio e longo prazos.

Inserido no contexto do Kaizen, os 5S é, antes de tudo, parte primordial da filosofia que explicita a Melhoria Contínua. Segundo Masaaki Imai, “O Kaizen é um enfoque humanístico, pois espera que todos – todos mesmo – participem dele. Ele se baseia na crença de que todos os seres humanos, podem contribuir para o melhoramento do seu local de trabalho onde eles passam um terço das suas vidas”.

Utilizar os 5S é muito fácil desde que se tenha uma metodologia de implementação correta. O segredo, portanto, está na implementação . É vasta a literatura sobre a utilização dos 5S, mas poucos autores abordam os conceitos, métodos, técnicas e recursos (outras ferramentas) que dão suporteà implementação. Por exemplo: Se não for utilizado corretamente o Diagnóstico e o Prognóstico (ferramentas da caixa de ferramentas dos 5S) o resultado da implementação será relativamente muito menor do que normalmente pode-se esperar, em termos, principalmente de ganho de vantagens competitivas.

Insisto em dizer que as empresas e muitos profissionais de Recursos Humanos/Qualidade se contentam com resultados pífios, quando poderiam almejar ganhos maiores em termos de motivação, criatividade, produtividade e lucratividade. Poucas empresas e profissionais, sabem o que fazer no “day after”, no período seguinte à implementação dos 5S. É bom lembrar que todo sistema depois de implementado tende à desorganização – fenômeno conhecido como Entropia.

Com freqüência, no “day after”, também, a Melhoria Contínua não acontece, senão por acaso. O PDCA (outra ferramenta da caixa de ferramentas dos 5S) é “rodado” sem muita criatividade, e o que é mais grave ainda, distanciado dos objetivos estratégicos da empresa.

Muitas vezes ainda, comete-se erros mais graves, tentando melhorar o que já está ultrapassado. Nicholas Negroponte – Diretor do Media Lab do Massachusetts Institute of Techonology (MIT) afirma: “O imcrementalismo é o pior inimigo da Inovação.” E Kevin Kelly – autor de “Novas Regras para uma Nova Economia – completa, dizendo: “ Não se obtem riqueza aperfeiçoando o que se conhece, mas apreendendo de maneira imperfeita o desconhecido.”

Outro aspecto negativo na implementação dos 5S é o discurso vazio que atribui toda a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso aos dirigentes maiores das organizações empresárias. Não se deve culpar somente o alto executivo pelo fracasso da implementação. Peter Senge – autor de “A Dança das Mudanças” – diz o seguinte: “ Muitas pessoas crêem que só a alta gerência, o líder heróico, pode impulsionar a mudança. Estão erradas. Além disso, os executivos sabem que muitas iniciativas da alta gerência não só costumam ser ineficientes, mas também, com freqüência, pioram as coisas.”

“ Então, por que as pessoas continuam a crer que somente a alta gerência (ou o líder heróico) pode impulsionar a mudança ? Simplesmente porque isso lhes permite atribuir à alta gerência a responsabilidade pelos resultados.”

É lídimo solicitar a participação do executivo maior, mas praticamente em três momentos da implementação:

1. Na análise e aprovação do plano de implementação (plano que deve ser elaborado por profissionais que realmente estejam capacitados),

2. No lançamento oficial do processo de implementação, quando ele deverá explicitar, os objetivos almejados, a todas as pessoas da empresa,

3. No evento de encerramento do processo, quando ele deverá enfatizar a importância dos resultados alcançados e as metas futuras a serem alcançadas Como “Boa Técnica” deve-se partir da premissa, que os altos executivos tem uma boa noção sobre os 5S.
Compete aos chamados “Agentes de Mudança” apresentar ao(s) executivo(s), um plano de implementação dos 5S que seja compatível com os objetivos estratégicos da empresa e, principalmente seja exeqüível e bastante claro para que o(s) executivo(s) entenda(m) e aprove(m) e, aí sim, se comprometa(m) em apoiar e participar da implementação, conforme acima descrito.

Para maior clareza, insisto em dizer que tanto o apoio e a participação do(s) executivo(s) deve(m) estar previsto no plano de implementação e, devidamente aprovado.

É bom lembrar que “O grande vilão da área estratégica é a implementação e não o planejamento.” Jeffrey W. Bennett, Thomas E. Pernsteiner, Paul F. Kocourek e Steven B. Hedlund – da consultoria Booz-Allen & Hamilton, no artigo “Um novo modelo para implementar a estratégia” – dizem o seguinte: “ A maioria das abordagens tradicionais de estratégia supõe que o desempenho de uma empresa melhorará quando se conseguir descobrir e descrever detalhadamente a estratégia adequada.” “ Contudo, segundo a revista Fortune, cerca de 70% dos fracassos vividos pelos presidentes executivos não decorrem de falhas no pensamento estratégico, e sim da má execução.” “ Os principais dirigentes de muitas – talvez a maioria – das grandes empresas confessam, quase sempre veladamente, que o que os faz perder o sono à noite nãoé a falta de estratégias adequadas, mas sim a incapacidade da empresa de implementar essas estratégias, mesmo quando elas são claras.” As atividades táticas e operacionais da implementação, deverão, portanto, ser desenvolvidas pelos “Agentes de Mudança” - profissionais com conhecimento e habilidades suficientes para levar a bom termo todas as fases da implementação dos 5S, bem como das fases seguintes que dizem respeito à Melhoria Contínua.

Entendo que os melhores “Agentes de Mudança” são, entre outros, os profissionais de Recursos Humanos/Qualidade. Mas, logicamente existem outros Parafraseando Peter Drucker diria: “ Qualquer trabalhador com conhecimento, nas organizações modernas, é um agente de mudança/gerente se, em virtude de sua posição e desse conhecimento, for responsável por uma contribuição que afeta materialmente, a capacidade da organização de trabalhar e obter resultados.” Concluindo, quero deixar claro minha avaliação e meu ponto de vista sobre os 5S: Os 5S é uma caixa de ferramentas eficiente e muito eficaz para iniciar e dar continuidade ao processo de implementação da Gestão da Qualidade.

Os 5S devem ser implementados com a participação efetiva dos “Agentes de Mudança” entre os quais destaco os profissionais de Recursos Humanos e os profissionais já envolvidos nos processos de melhoria da Gestão da Qualidade.

E, finalizando, relaciono, a seguir, as vantagens que as empresas e os profissionais terão com a implementação dos 5S:

  • Eliminação do desperdício
  • Otimização do espaço
  • Redução do tempo improdutivo.
  • Redução do “stress” das pessoas.
  • Redução de condições inseguras, com a conseqüente diminuição de acidentes.
  • Redução dos riscos de doenças funcionais
  • Prevenção de quebras.
  • Aumento da vida útil de máquinas, ferramentas e equipamentos.
  • Padronização e melhoria de processos.
  • Eliminação ou redução da poluição.
  • Melhoria das relações interpessoais.
  • Incremento da eficiência com a eliminação do retrabalho.
  • Confiabilidade dos dados disponíveis para a tomada de decisões.
  • Autodisciplina e incentivo à criatividade.
  • Dignificação do ser humano.
  • Redução dos custos.
  • Desenvolvimento do espírito de equipe.
  • Melhoria da comunicação.
  • Melhoria do aspecto visual dos ambientes.
  • Construção de uma base sólida para a Qualidade
  • A implementação dos 5S visa, sobretudo, à qualidade de nossas vidas, harmonizando os recursos disponíveis com as atividades que desenvolvemos.

A Qualidade de Vida está, portanto, diretamente relacionada com o correto uso dos recursos à nossa disposição. Sabiamente, Mahatma Gandhi, nos ensinou dizendo:

“ A terra tem o suficiente para todas as nossas necessidades; mas somente o necessário.”

Sebastião Guimarães

 

Fonte: http://www.rhportal.com.br/artigos/rh.php?rh=Gestao-Da-Qualidade—Os-Cinco-Esses-Do-Kaizen&idc_cad=k84wvvetg