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Volta e meia recebemos algumas perguntas aqui no blog sobre como definir o Contexto da Organização na ISO 9001:2015. Pessoas querendo saber: que ferramenta usar; como fazer a definição do contexto; se o método X, Y ou Z são adequados; e por aí vai. A verdade é que não existe certo ou errado, nem mesmo uma ferramenta obrigatória para isso. Se seu auditor exigir alguma, pode dizer isso a ele e perguntar onde está escrito na norma que é obrigatório usar a ferramenta A, B ou C.

Entretanto, uma das ferramentas mais utilizadas para determinar o contexto é aMatriz SWOT, que já era utilizada nos planos de negócio muito antes de a ISO 9001:2015 exigir essa análise. Nesse post, gostaria de propor uma forma de tornar a Matriz SWOT ainda mais eficaz, mesclando-a ao Diagrama de Ishikawa.

Vale ressaltar que não vou explicar como usar essas ferramentas. Então, se você ainda não está familiarizado com elas, sugiro que leia nossos posts sobre Matriz SWOT e nosso “guia de uso” do diagrama de Ishikawa no www.ferramentasdaqualidade.org. Só depois volte a esse post, sua leitura vai ser muito mais produtiva.

Pense em todos os aspectos da sua empresa

Basicamente, para realizar uma análise SWOT, você precisa analisar sua empresa em 4 aspectos fundamentais:

  • as forças que ela já possui;
  • as oportunidades que podem ser perseguidas,
  • as fraquezas que precisam ser atacadas;
  • e as ameaças que rondam o negócio.

É relativamente simples fazer essa análise, entretanto, na hora de aprofundar a análise e pensar em cada um desses itens separadamente, pode ser um pouco complexo enxergar a organização de forma mais sistêmica, mas generalizada.

Para facilitar a análise e torná-la mais abrangente, é possível focar nos itens de verificação do Diagrama de Ishikawa. Em cada um dos aspectos da SWOT, você pode fazer uma espinha de peixe procurando, por exemplo, por oportunidades em mão de obra, máquinas, materiais, meio ambiente, métodos e medidas (os 6Ms).

Isso vai garantir maior nível de detalhamento à sua análise e ajudar você a enxergar sua empresa como um todo, não deixando de lado nenhum requisito importante.

Exemplo de análise do contexto da organização combinando SWOT e Ishikawa

Para exemplificar, imagine que vamos realizar a análise SWOT da Tornearia Ramos (Eu não tenho uma tornearia, tá? É só um exemplo mesmo, hehe). Vamos analisar as forças dessa empresa. Basta seguirmos com a metodologia SWOT e focarmos nossa análise nos 6Ms do Ishikawa, então, poderíamos chegar as seguintes conclusões:

Máquinas:

  • Maquinário novo, o que confere mais agilidade aos processos;
  • Sistemas de torno computadorizado, o que garante mais conformidade às peças;

Materiais:

  • Parceria com bons fornecedores, garantindo continuidade e conformidade das matérias primas.

Mão de obra:

  • Equipe experiente e baixa rotatividade, o que garante mais agilidade e confiabilidade aos processos.

Meio-Ambiente:

  • Tradição no mercado de tornearia.

Método:

  • Processo de calibração dos equipamentos consolidado, garantindo baixo número de retrabalho.

Medidas:

  • Não encontrado.

Veja como fico o meu ISHIKAWA

 

Exemplo de análise SWOT utilizando Ishikawa

Agora basta preencher a SWOT com as forças que você identificou usando o Ishikawa. Perceba que a mecânica de análise do diagrama (o jeito como você usa a ferramenta) não muda, só há uma alteração no que você está buscando. Normalmente, você estaria procurando a causa-raiz de um problema ocorrido na sua empresa; aqui você utiliza a estrutura da análise para procurar os pontos fortes da sua organização.

Isso é interessante porque amplia o seu campo de visão na hora de analisar a empresa. A SWOT, por si só, já ajuda bastante, mas mesmo assim ainda há muitas informações que podem ser deixadas de lado e é muito mais complicado tentar avaliar tudo ao mesmo tempo.

Para encontrar as Oportunidades, Fraquezas e Ameaças, basta repetir o processo de análise, procurando por exemplo, por ameaças referentes aos materiais utilizados ou ao ambiente da empresa.

Algumas ressalvas

Repare que não é obrigatório preencher TODOS os campos do Ishikawa. Se sua empresa não tiver uma força relacionada às máquinas utilizadas, por exemplo, não é preciso preencher esse campo. Na minha matriz, eu não encontrei uma força relaciona a medidas.

Entretanto, a existência de campos em branco na análise de forças pode revelar uma fraqueza ou ameaça à sua empresa, afinal, se seus equipamentos não são os melhores do mercado por exemplo, pode ser que você esteja trabalhando com máquinas obsoletas, reduzindo suas entregas. Isso pode ser encarado, no mínimo, como uma oportunidade de melhoria.

Além disso, o diagrama dos 6Ms foi concebido originalmente por Kaoru Ishikawapara analisar fatores internos da organização, ou seja, problemas dentro das organizações que causam problemas de conformidade ou desempenho, por exemplo. Ao utilizar esse diagrama para otimizar a análise SWOT, é preciso deixar bem claro que tanto fatores internos quanto fatores externos têm de entrar na equação.

Na minha análise, por exemplo, podemos ver em “Meio Ambiente” que há um fator externo: a credibilidade (tradição) que a empresa tem com os clientes que atende. É fato que isso se deve ao bom desempenho (interno) da organização, entretanto é uma percepção do mercado em que ela está inserida, uma percepção que elementos externos tem a respeito das entregas dessa empresa.

Mais algumas dicas

Utilizar essas duas metodologias em conjunto não vai resolver todos os seus problemas. Chamar toda a equipe (ou somente as lideranças) ainda é vital para uma análise SWOT de qualidade. E fazer um brainstorming em cada um dos aspectos vai ajudar a não deixar nada de lado.

Além disso, sugiro fortemente que você não analise todos os aspectos na mesma reunião. A Monise também falou sobre isso no eBook Como montar um processo de gestão de riscos do zero, quando você focar, por exemplo, nas fraquezas da sua empresa, todos irão se concentrar nesse aspecto e a mudança de contexto pode ser um pouco complicada, as pessoas podem não conseguir “parar de pensar” nas fraquezas. Isso vai tornar sua análise menos produtiva ou, até mesmo, incompleta.

Marque uma reunião para as Forças e Oportunidades e outra para as Forças e Fraquezas, em dias diferentes. Dependendo da complexidade da sua organização, pode marcar até mesmo um encontro para cada aspecto da SWOT. Dessa forma, você conseguirá extrair o máximo da metodologia e fazer uma análise que realmente ajude sua empresa e pensar melhor sobre o que pode ajudar ou atrapalhar vocês a atingir os resultados almejados.

Não é sobre preencher a planilha, é sobre pensar no futuro

Reforçando, essa não é a única forma de analisar o contexto da sua organização, existem várias outras formas, como o Canvas, por exemplo. Mas a SWOT é uma metodologia relativamente simples e bastante interessante. Se bem executada, irá fornecer um bom panorama da situação atual da sua empresa e ainda estar de acordo com ISO 9001:2015.

A Definição do Contexto da Organização pela norma é uma maneira de fazer com que os gestores das empresas pensem além da execução de seus processos, atentando-se a aspectos que podem trazer mais resultados para as empresas ou reduzir a chance de que surpresas atrapalham a estratégia adotada pela organização.

Então, essa definição não serve somente para atender a um requisito ISO, muito pelo contrário! Ela serve para ajudar a torna a empresa mais sustentável, ligando a situação atual da sua empresa ao que ela espera no longo prazo. E isso significa gerar ações hoje para colher os frutos amanhã.

 

Fonte: http://www.blogdaqualidade.com.br/como-definir-o-contexto-da-organizacao-utilizando-swot-e-ishikawa/